档案管理


领导小组

组??? 长:牛军
副组长:李占乐、邵长余、王树玉
成??? 员:宋宝旭、曹学英、梁昱辉、魏杰强、张丹、丁延峰、康东东、邢帅、冯红涛、田令、刘涛


管理办公室

主?????? ?? ? 任:刘海燕

专职档案员:王媛媛

兼职档案员:王艳景、寇平、勾志娟、刘硕、周宁、司伟青、魏斋、吴丹、郭颖、尤金艳、王聪珊、高凤、赵姣姣、卫倩云


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实施细则

为提升公司档案工作整体水平,加强档案规范化管理,维护档案的完整与安全,促进档案管理定级工作的顺利开展,经研究决定,成立综合档案室。现将相关要求与职责明确如下:
??????? 一、组织机构
?????? (一)公司成立档案管理领导小组,组长由总经理担任,副组长由常务副总、总会计师、总工程师、副总经理担任,成员为各部门、收费站、养护工区负责人。
????? (二)档案管理领导小组下设档案管理办公室,档案管理办公室设在综合部,统一管理公司的文书、工程、财会等各类档案,主任由综合部负责人担任,并设专职档案员。
????? (三)各部门、收费站、养护工区的兼职档案员由各单位负责人指定。
???? ? 二、职责
????? (一)档案管理领导小组
?????? 1.组长为档案管理办公室的总负责人负责档案全面工作,并贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策;
??? ? 2.各副组长指导、监督分管部门工作中形成的需归档的文件资料按照档案管理办公室要求及时归档;
???? 3.档案管理领导小组成员指导并监督本单位兼职档案员做好档案管理工作。
???? (二)档案管理办公室
??? ?1.档案管理办公室负责人:
?? ?(1)贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策;
??? (2)在档案管理领导小组的领导下,负责档案管理办公室的工作;
??? (3)指导、监督专职档案员按照档案管理规定对公司档案收集、整理、保管、借阅工作。
???? 2.专职档案员:
??? (1)根据国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策,制定、修改、完善公司档案管理制度;
??? (2)指导各部门兼职档案员做好文件材料的形成、整理及归档工作;
??? (3)按照档案管理制度做好文书档案的收集、分类、编号、整理、保管、利用、鉴定、销毁工作并对财会档案和工程档案进行收集、整理实行统一管理;
? ? (4)审查公司文书档案、工程档案、财会档案归档的完整性与准确性。
?? ?(5)编制各类档案的检索工具并及时有效的提供利用。
???? 3.兼职档案员:
?? ?(1)文书档案兼职档案员
??? ? ①各部门根据档案管理办公室规定,结合公司档案管理制度,负责本部门文件材料的形成、积累、保管、整理、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整; 归档文件材料要符合归档范围和归档要求(见档案管理制度),并按时完成归档移交工作。
??? ? ②各收费站根据档案管理办公室规定,结合公司档案管理制度,将本收费站的基础资料;宣传资料;获得荣誉的文件、奖状(照片)、锦旗(照片);“巾帼文明岗”、“青年文明号”、“星级收费站”等形成的资料整理归档,保证归档资料齐全、完整。
??? ? ③各养护工区根据档案管理办公室规定,结合公司档案管理制度,将本工区的基础资料;宣传资料;获得荣誉的文件、奖状(照片)、
锦旗(照片)等形成的资料整理归档,保证归档资料齐全、完整。
???? (2)财会档案兼职档案员
???? ?①学习《会计档案管理办法》,制定、修改、完善公司财会档案管理制度;
???? ?②在部门负责人的领导下,将已收集、积累的凭证、帐簿及报表进行整理组卷,做好暂时存放在本部门的档案的分类、编号、编目、登记、保管、统计工作;
??? ? ③财会档案在财务部存放一年后移交档案管理办公室实行统一管理。
? ?? (3)工程档案兼职档案员
????? ①在部门负责人的领导下,将各项工程竣工资料按照《交通部科学技术分类编号办法》做好分类、编号、编目、组卷装盒后,移交档案管理办公室;
??? ?②各项工程竣工验收后,及时移交档案管理办公室实行统一管理。
??????? 三、要求
????? (一)档案管理领导小组成员:根据本单位的职责和形成档案材料的情况,支持兼职档案员做好本部门文件材料的收集、整理、归档工作,并对档案管理工作纳入考核。
???? (二)档案管理办公室负责人:加强档案管理工作,维护档案的完整与安全,并对档案管理工作纳入考核。
??? (三)专职档案员:
????? 1.岗位要求:大专(含)以上文化程度、参加过省级档案业务培训、有上岗证、“档案管理员”职称证;
????? 2.职责要求:严格执行档案工作的各项规定,做好保密和七防(防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘)工作,确保档案的完整与齐全。
???? (四)兼职档案员:积极配合综合档案管理办公室做好档案管理工作,主动接受档案管理办公室的指导和监督。
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